Musterschreiben zur Besorgnis der Befangenheit an die Verwaltung

Ein Hinweis auf mögliche Befangenheit sollte nicht beliebig adressiert werden. Entscheidend ist, dass er dort ankommt, wo Verantwortung getragen und Wirkung entfaltet wird. Adressat ist daher in erster Linie die Verwaltungsspitze, also der Bürgermeister als Gesamtverantwortlicher für das Verfahren. Zugleich sollte die fachlich zuständige Amtsleitung eingebunden werden, da hier die operative Steuerung des Planverfahrens erfolgt. Als fachlich zuständige Amtsleitung kommt in der Regel die Leitung des Stadtplanungsamts oder des für Bauleitplanung zuständigen Fachbereichs in Betracht. Dort liegt typischerweise die operative Verantwortung für die Durchführung und Steuerung von Flächennutzungsplanverfahren, einschließlich der Vorbereitung der Abwägung und der Koordination externer Gutachten.

Eine Adressierung auf dieser Ebene stellt sicher, dass entsprechende Hinweise nicht nur registriert, sondern fachlich eingeordnet und in den weiteren Verfahrensablauf eingebracht werden. Eine ergänzende Einbeziehung der zuständigen Sachbearbeitung kann sinnvoll sein, darf aber niemals die alleinige Adressierung darstellen. In geeigneten Fällen empfiehlt sich darüber hinaus die Einbindung der Kommunalaufsicht, um eine externe Prüfung zu ermöglichen. Maßgeblich ist dabei stets: Der Hinweis muss sichtbar, nachvollziehbar und innerhalb der Verwaltung auf mehreren Ebenen zur Kenntnis gelangen. Nur so entfaltet er die notwendige Wirkung.

Kopieren Sie bei Bedarf den für Ihr Anliegen zutreffenden Text mit Ihrer Maus und übertragen Sie ihn in Ihr Schreiben (copy/paste). Fordern Sie eine Lesebestätigung (E-Mail) an oder versenden Sie Ihren Brief per Post in Form eines Einschfreibebriefes mit Rückschein, da hierdurch Ihr Vorbringen belegt wird.

VARIANTE I

Betreff: Sicherstellung eines ergebnisoffenen Verfahrens

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der laufenden Teilfortschreibung des Flächennutzungsplans Windenergie habe ich die Verfahrensabläufe sowie die zugänglichen Unterlagen einer näheren Prüfung unterzogen.

Dabei ergeben sich aus meiner Sicht mehrere Umstände, die geeignet sind, Zweifel an der durchgehend ergebnisoffenen und unparteiischen Verfahrensführung zu begründen. Ich weise darauf hin, dass es insoweit nicht auf den Nachweis einer tatsächlichen Voreingenommenheit ankommt. Maßgeblich ist vielmehr, ob objektive Umstände vorliegen, die aus Sicht eines vernünftigen Dritten geeignet sind, Misstrauen gegen die unparteiische Amtsausübung zu rechtfertigen (vgl. § 21 Verwaltungsverfahrensgesetz).

Im Einzelnen betrifft dies insbesondere:

1. 1. Verfahrensabläufe und zeitliche Abfolge
    Hinweise darauf, dass bestimmte planerische Festlegungen bereits frühzeitig eine inhaltliche Vorprägung erfahren haben könnten.
  2. Umgang mit Einwendungen und Betroffenheiten
    Der Eindruck, dass einzelne Belange nicht in der gebotenen Tiefe behandelt oder in ihrer Gewichtung reduziert dargestellt werden.
  3. Strukturelle Ausrichtung des Verfahrens
    Anhaltspunkte dafür, dass das Verfahren nicht mehr vollständig ergebnisoffen erscheint, sondern in Teilen auf eine bestimmte planerische Lösung hin ausgerichtet ist.

Diese Punkte begründen für sich genommen noch keinen abschließenden Befund. In ihrer Gesamtschau werfen sie jedoch die Frage auf, ob die Anforderungen an eine ergebnisoffene Abwägung im Sinne von § 1 Abs. 7 BauGB gewahrt sind.

Vor diesem Hintergrund bitte ich um Stellungnahme zu folgenden Punkten:

- - - - Wie wird sichergestellt, dass sämtliche relevanten Belange ohne Vorfestlegung geprüft werden?
        
        Welche Maßnahmen gewährleisten eine unparteiische Sachbehandlung?
        
        Wie wird die Ergebnisoffenheit der Abwägung konkret dokumentiert?

Ich bitte um eine sachliche und nachvollziehbare Stellungnahme.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

VARIANTE II (objektive Feststellung)

Betreff: Flächennutzungsplan Windenergie – objektive Feststellungen im Verfahren und Hinweis auf mögliche Besorgnis der Befangenheit

Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der laufenden Teilfortschreibung des Flächennutzungsplans Windenergie habe ich die Verfahrensabläufe sowie die zugänglichen Unterlagen anhand konkreter, nachvollziehbarer Umstände ausgewertet. Ich beschränke mich nachfolgend bewusst auf objektiv feststellbare Tatsachen und deren zeitliche Einordnung.

1. Chronologie und Verfahrensabläufe
Am [Datum] erfolgte [konkreter Vorgang, z. B. Kontakt, Abstimmung, interne Bewertung]. Dieser Vorgang liegt zeitlich vor [z. B. Offenlage / formeller Verfahrensschritt].
Dieser Umstand ist dokumentiert durch [Quelle / Unterlage].

2. Dokumentierte Kontakte und Abstimmungen
Am [Datum] fand ein Austausch zwischen [Beteiligte, z. B. Verwaltung / Projektierer] statt, in dem [konkreter Inhalt, soweit dokumentiert] festgehalten wurde.
Die entsprechenden Hinweise ergeben sich aus [z. B. Schriftverkehr / Vermerk].

3. Behandlung von Einwendungen und Belangen
Im Rahmen der bisherigen Verfahrensdarstellung fällt auf, dass [konkreter Punkt, z. B. bestimmte Betroffenheiten / Argumente] nur verkürzt oder in reduzierter Gewichtung dargestellt werden.
Dies ergibt sich aus dem Vergleich von [z. B. eigener Stellungnahme / Abwägungsunterlage].

4. Inhaltliche Ausrichtung von Prüfungen und Gutachten
Die Beauftragung von [Gutachten / Untersuchung] erfolgte am [Datum] mit dem Gegenstand [konkreter Inhalt].
Auffällig ist hierbei die zeitliche Einordnung im Verhältnis zu [Verfahrensschritt].

Diese Punkte werden von mir nicht als abschließende Bewertung dargestellt. In ihrer Gesamtschau ergibt sich jedoch ein Bild, das aus Sicht eines objektiven Dritten geeignet sein kann, Zweifel an einer durchgehend ergebnisoffenen und unparteiischen Verfahrensführung zu begründen (vgl. § 21 Verwaltungsverfahrensgesetz).